Die Mitglieder des örtlichen Arbeitskreises bilden einen Planungsausschuss. Diesem gehören die gesetzlichen Krankenkassen mit jeweils einem Vertreter, vier niedergelassene Zahnärzte, zwei Vertreter der unteren Gesundheitsbehörde (angestellte Zahnärztinnen) sowie ein Vertreter des Schulamtes mit beratender Stimme an. Das Amt des Vorsitzenden und seines Stellvertreters wechselt jährlich zwischen einem Vertreter der Krankenkassen und einem Vertreter der Zahnärzte.
Der Planungsausschuss hat folgende Aufgaben (Auszug):
- Entscheidung über die Ziele und die daraus umzusetzenden Maßnahmen,
- Budgetaufstellung und Budgetüberwachung einschließlich der Benennung der Rechnungsprüfer und Entlastung der Geschäftsstelle,
- Überwachung der Aufgabenwahrnehmung im Sinne der Qualitätssicherung (z. B. Dokumentation, Maßnahmen, Erfolgskontrolle),
- Festlegung des Sitzes der Geschäftsstelle und ihrer personellen Besetzung,
- Änderungen der Vereinbarung einschließlich Aufnahme weiterer Mitglieder,
- Einsichtnahme und Prüfung der Bücher, Schriften und Unterlagen der Geschäftsstelle.